วิธีเก็บค่าเช่าแผงตลาดนัดให้ไม่ตกหล่น รู้ทันทีว่าใครค้าง
ขั้นตอนเก็บค่าเช่าแผงที่ตลาดนัดใช้ได้จริง ตั้งแต่ทะเบียนแผง รอบชำระ การบันทึกรับเงิน ไปจนถึงการติดตามยอดค้าง โดยไม่ต้องพึ่งความจำของคนเก็บเงิน
ปัญหาอันดับหนึ่งของเจ้าของตลาดนัดไม่ใช่การหาผู้เช่า แต่คือการ ไม่รู้ว่าใครจ่ายแล้ว ใครยังค้าง ยิ่งตลาดมีแผงเยอะ พนักงานเก็บเงินหลายคน และรับเงินทั้งสดทั้งโอน ยอดค้างก็ยิ่งหลุดง่าย บทความนี้สรุปวิธีเก็บค่าเช่าที่ทำได้ทันทีโดยไม่ต้องเปลี่ยนวิธีทำงานทั้งตลาด
ทำไมค่าเช่าถึงตกหล่น
ก่อนแก้ ต้องรู้ว่าเงินหายไปตรงไหน จากที่คุยกับเจ้าของตลาดหลายแห่ง สาเหตุมักซ้ำกันไม่กี่ข้อ
- ไม่มีทะเบียนแผงที่ครบ รู้ว่ามีแผงประมาณร้อยกว่าแผง แต่ไม่มีรายการที่บอกว่าแผงไหนมีใครเช่า ราคาเท่าไร
- จำแทนการจด พนักงานเดินเก็บเงินแล้วจำว่าใครจ่ายแล้ว ตกเย็นมาจดรวมทีเดียว หลุดไปสองสามแผงก็ไม่รู้
- สลิปโอนกระจายในแชต ผู้เช่าส่งสลิปมาทาง LINE ส่วนตัวของเจ้าของบ้าง พนักงานบ้าง ไม่มีใครรวมยอด
- ไม่มีวันครบกำหนดที่ชัด ตลาดรายเดือนบอกว่าจ่ายต้นเดือน แต่ไม่ได้ระบุวันที่ พอเลยไปสองสัปดาห์ก็ยังไม่ถือว่าค้าง
ทุกข้อแก้ได้ด้วยการวางระบบพื้นฐานที่ไม่ซับซ้อน แต่ต้องทำให้ครบ
ขั้นที่ 1 ทำทะเบียนแผงและผู้เช่าให้ครบก่อน
ทุกอย่างเริ่มจาก แผงค้า ต้องมีรหัสที่ไม่ซ้ำ สังกัดโซน ชัดเจน และมีค่าเช่ามาตรฐานของตัวเอง จากนั้นผูกผู้เช่ากับแผงผ่านสัญญาเช่า แม้จะเป็นสัญญาปากเปล่าก็ควรบันทึกไว้ว่าใครเช่าแผงไหน เริ่มเมื่อไร รอบชำระอย่างไร
ถ้าตอนนี้ข้อมูลอยู่ใน Excel หรือสมุด ให้เริ่มจากทำรายการนี้ให้ครบก่อนอย่างอื่น เพราะรายการแผงที่ครบคือสิ่งที่ทำให้รู้ว่า ควรเก็บได้เท่าไร ซึ่งเป็นตัวเลขที่ต้องรู้ก่อนจะรู้ว่าค้างเท่าไร
รหัสแผงควรขึ้นต้นด้วยชื่อโซน เช่น A-01, A-02 หรือ อาหาร-01 พนักงานเดินไล่เก็บตามลำดับได้ และเวลาผู้เช่าส่งสลิปมาแค่บอกรหัสแผงก็จับคู่ได้ทันที
ขั้นที่ 2 กำหนดรอบชำระและวันครบกำหนดเป็นตัวเลข
รอบชำระค่าเช่าต้องระบุเป็นวันที่ ไม่ใช่ช่วงเวลา ตัวอย่างที่ใช้กันบ่อย
| ประเภทตลาด | รอบชำระ | วันครบกำหนด | นับเป็นค้างเมื่อ |
|---|---|---|---|
| ตลาดนัดเปิดบางวัน | รายวัน | ทุกวันที่เปิดตลาด | ปิดตลาดวันนั้นแล้วยังไม่จ่าย |
| ตลาดรายเดือน | รายเดือน | วันที่ 1 หรือ 5 ของเดือน | เลยกำหนด 3 ถึง 7 วัน |
| ตลาดรายเดือนมีค่าน้ำไฟ | รายเดือน | หลังจดมิเตอร์และออกบิล | เลยกำหนดตามที่ระบุในบิล |
เมื่อวันครบกำหนดเป็นตัวเลข การนับว่าใครค้างจึงไม่ต้องใช้ดุลยพินิจ และเป็นสิ่งที่ระบบคำนวณแทนคนได้
ขั้นที่ 3 บันทึกทันทีที่รับเงิน ไม่ใช่ตอนเย็น
กฎข้อเดียวที่สำคัญที่สุดคือ รับเงินเมื่อไร บันทึกเมื่อนั้น ไม่ว่าจะเป็นเงินสดหรือโอน ถ้าใช้สมุด ให้พนักงานพกสมุดและจดที่หน้าแผง ถ้าใช้ระบบ ให้บันทึกจากมือถือตอนยืนอยู่หน้าแผงนั้น
สำหรับเงินโอน ให้กำหนดช่องทางเดียวสำหรับส่งสลิป และจับคู่สลิปกับแผงทันที การให้ผู้เช่าสแกน QR พร้อมเพย์ ที่ระบุยอดของบิลนั้นไว้แล้ว ช่วยลดปัญหาโอนผิดยอดและทำให้ตรวจสลิปง่ายขึ้นมาก
ขั้นที่ 4 ออกใบเสร็จทุกครั้งด้วยเลขที่ต่อเนื่อง
ใบเสร็จไม่ได้มีไว้ให้ผู้เช่าอย่างเดียว แต่เป็นเครื่องมือควบคุมภายในของตลาด ถ้าเลขที่ใบเสร็จรันต่อเนื่อง จะรู้ทันทีเมื่อมีใบหายหรือมีเงินที่รับมาแต่ไม่ได้ลงบัญชี รายละเอียดว่าใบเสร็จควรมีอะไรบ้าง อ่านได้ในใบเสร็จค่าเช่าแผงควรมีอะไรบ้าง
ขั้นที่ 5 ดูรายชื่อผู้ค้างทุกวัน และเตือนก่อนถึงกำหนด
เมื่อมีทะเบียนแผง วันครบกำหนด และการบันทึกรับเงินครบ รายงานค้างชำระก็เป็นแค่ผลลัพธ์ ให้เปิดดูทุกเช้าและติดตามคนที่ค้างนานที่สุดก่อน
ที่สำคัญกว่าการทวงคือการ เตือนก่อนถึงกำหนด ผู้เช่าส่วนใหญ่ไม่ได้ตั้งใจค้าง แค่ลืม ข้อความเตือนล่วงหน้าหนึ่งหรือสองวันลดยอดค้างได้มากกว่าการทวงหลังเลยกำหนด วิธีเขียนข้อความให้สุภาพและได้ผลอยู่ในวิธีทวงค่าเช่าแผงอย่างสุภาพ
ทำทั้งหมดนี้ด้วยสมุดหรือ Excel ได้ไหม
ได้ และตลาดขนาดเล็กที่เจ้าของเก็บเงินเองทุกแผงก็ทำได้ดี จุดที่เริ่มยากคือเมื่อมีพนักงานเก็บเงินมากกว่าหนึ่งคน มีเงินโอนปนเงินสด หรือแผงเกินราว 50 แผง เพราะการรวมยอดและการเตือนต้องทำด้วยมือทุกครั้ง เราเปรียบเทียบข้อดีข้อจำกัดของแต่ละวิธีไว้ในVendra เทียบกับ Excel และ Google Sheets
Vendra ทำขั้นตอนทั้งห้าให้เป็นเรื่องเดียวกัน ทะเบียนแผงและสัญญาอยู่ในระบบ บันทึกรับเงินจากมือถือ ออกใบเสร็จเลขรันอัตโนมัติ และแสดงยอดค้างต่อผู้เช่าทันที ส่วนการส่งเตือนผู้เช่าผ่าน LINE อัตโนมัติอยู่ในแพ็กเกจเริ่มต้น ดูรายละเอียดได้ที่หน้าแพ็กเกจ
สรุป
ค่าเช่าตกหล่นไม่ได้เกิดจากผู้เช่าไม่จ่าย แต่เกิดจากตลาดไม่รู้ว่าควรได้เท่าไรและได้มาแล้วเท่าไร ทำทะเบียนแผงให้ครบ กำหนดวันครบกำหนดเป็นตัวเลข บันทึกทันทีที่รับเงิน ออกใบเสร็จเลขต่อเนื่อง และเตือนก่อนถึงกำหนด ห้าข้อนี้ทำครบเมื่อไร ยอดค้างจะเป็นตัวเลขที่ดูได้ทุกเช้า ไม่ใช่เรื่องที่ต้องนึกให้ออก