วิธีทวงค่าเช่าแผงอย่างสุภาพ พร้อมตัวอย่างข้อความ LINE ที่ใช้ได้จริง
แนวทางเตือนและทวงค่าเช่าแผงตลาดที่รักษาความสัมพันธ์กับผู้เช่า จังหวะที่ควรส่ง ข้อความตัวอย่าง 5 แบบ และวิธีทำให้การเตือนเป็นระบบแทนการพิมพ์ทีละคน
การทวงค่าเช่าเป็นงานที่เจ้าของตลาดไม่ชอบที่สุด เพราะผู้เช่าคือคนที่เจอกันทุกวัน ทวงแรงไปก็เสียความสัมพันธ์ ไม่ทวงเลยยอดค้างก็โต บทความนี้ให้แนวทางที่ใช้ได้จริง คือ เตือนให้เร็ว เตือนให้เป็นระบบ และเขียนให้เป็นข้อมูลไม่ใช่การตำหนิ
หลักการ เตือนก่อน ทวงทีหลัง
ผู้เช่าส่วนใหญ่ที่จ่ายช้าไม่ได้ตั้งใจเบี้ยว แค่ลืมหรือหมุนเงินไม่ทัน ข้อความที่ส่ง ก่อน ถึงกำหนดจึงได้ผลดีกว่าข้อความที่ส่งหลังเลยกำหนดมาก เพราะยังไม่มีใครผิด บรรยากาศจึงเป็นการช่วยเตือน ไม่ใช่การกล่าวหา
จังหวะที่แนะนำสำหรับตลาดรายเดือน
| จังหวะ | ประเภทข้อความ | น้ำเสียง |
|---|---|---|
| ก่อนครบกำหนด 3 วัน | แจ้งยอดและวันครบกำหนด | ให้ข้อมูล |
| วันครบกำหนด | เตือนว่าวันนี้ครบกำหนด พร้อมช่องทางจ่าย | ให้ข้อมูล |
| เลยกำหนด 3 วัน | แจ้งว่ายังไม่ได้รับ ขอให้ตรวจสอบ | สุภาพ ตรงไปตรงมา |
| เลยกำหนด 7 วัน | แจ้งยอดค้างสะสมและขอนัดวันจ่าย | ชัดเจน อ้างสัญญา |
| เลยกำหนด 14 วันขึ้นไป | แจ้งขั้นตอนตามสัญญา ขอคุยตัวต่อตัว | เป็นทางการ |
องค์ประกอบของข้อความที่ดี
ข้อความเตือนที่ได้ผลมีสี่อย่างเสมอ
- ระบุแผงและงวด ผู้เช่าบางคนเช่าหลายแผง ต้องบอกว่าแผงไหน เดือนไหน
- ระบุยอดที่แน่นอน รวมค่าน้ำค่าไฟถ้ามี ไม่ใช่บอกว่าค่าเช่าเดือนนี้เฉย ๆ
- บอกวิธีจ่ายที่ง่ายที่สุด ใส่ QR พร้อมเพย์หรือเลขบัญชีไปเลย อย่าให้ต้องถามกลับ
- บอกว่าจะเกิดอะไรต่อ เช่น ถ้าจ่ายแล้วให้ส่งสลิปที่ไหน หรือถ้ามีปัญหาให้ติดต่อใคร
สิ่งที่ไม่ควรมีคือคำตำหนิ การเปรียบเทียบกับผู้เช่ารายอื่น และการขู่ในข้อความแรก ๆ
ตัวอย่างข้อความ 5 แบบ
ปรับชื่อตลาด ยอด และวันที่ตามจริง ทุกข้อความออกแบบให้อ่านจบในหน้าจอเดียว
1 เตือนล่วงหน้า 3 วัน
สวัสดีค่ะคุณสมชาย ตลาดสุขใจแจ้งยอดค่าเช่าแผง A-12 ประจำเดือนกันยายน 2,500 บาท (รวมค่าไฟ 320 บาท) ครบกำหนดวันที่ 5 ก.ย. นี้นะคะ สแกน QR ด้านล่างหรือโอนเข้าพร้อมเพย์ 0xx-xxx-xxxx ได้เลยค่ะ ขอบคุณค่ะ
2 วันครบกำหนด
เรียนคุณสมชาย วันนี้ครบกำหนดชำระค่าเช่าแผง A-12 เดือนกันยายน ยอด 2,500 บาทค่ะ หากชำระแล้วรบกวนส่งสลิปในแชตนี้เพื่อออกใบเสร็จให้นะคะ ขอบคุณค่ะ
3 เลยกำหนด 3 วัน
เรียนคุณสมชาย ตลาดยังไม่ได้รับค่าเช่าแผง A-12 เดือนกันยายน ยอด 2,500 บาท ซึ่งครบกำหนดไปเมื่อวันที่ 5 ก.ย. ค่ะ หากโอนแล้วรบกวนส่งสลิปให้ตรวจสอบ หรือหากมีข้อขัดข้องแจ้งได้เลยนะคะ
4 เลยกำหนด 7 วัน
เรียนคุณสมชาย ขณะนี้แผง A-12 มียอดค้างชำระ 2,500 บาท (เดือนกันยายน) เลยกำหนดมา 7 วันแล้วค่ะ ตามสัญญาเช่าข้อ 5 ตลาดขอให้ชำระภายในวันที่ 15 ก.ย. หรือแจ้งวันที่สะดวกชำระให้ทราบด้วยนะคะ ขอบคุณค่ะ
5 เลยกำหนด 14 วันขึ้นไป
เรียนคุณสมชาย ยอดค้างชำระแผง A-12 รวม 5,000 บาท (สิงหาคมและกันยายน) เลยกำหนดเกิน 14 วันแล้วค่ะ ทางตลาดอยากขอนัดคุยเพื่อหาทางออกร่วมกันก่อนดำเนินการตามสัญญา สะดวกวันไหนแจ้งได้เลยค่ะ
ข้อความที่ 4 และ 5 อ้างถึงสัญญา จึงต้องมีสัญญาเช่าแผงที่ระบุเงื่อนไขค้างชำระไว้จริง ถ้ายังไม่มี อ่านสัญญาเช่าแผงตลาดควรระบุอะไรบ้าง
ทำอย่างไรเมื่อผู้เช่าค้างประจำ
ผู้เช่าที่ค้างซ้ำทุกเดือนไม่ใช่ปัญหาการสื่อสาร แต่เป็นปัญหาการเงินของเขาหรือปัญหาความคุ้มค่าของแผง ให้คุยตัวต่อตัวถึงสาเหตุ ทางเลือกที่ตลาดใช้กันคือเปลี่ยนเป็นเก็บรายวันชั่วคราว ย้ายไปแผงที่ค่าเช่าต่ำกว่า หรือตกลงแผนผ่อนยอดค้างเป็นลายลักษณ์อักษร
สิ่งที่ไม่ควรทำคือปล่อยให้ยอดสะสมเกินเงินประกัน เพราะเมื่อถึงจุดที่ต้องยกเลิกสัญญา ตลาดจะขาดทุนส่วนที่เกิน
จากพิมพ์ทีละคน ไปสู่การเตือนอัตโนมัติ
ถ้าตลาดมี 30 แผง การพิมพ์ข้อความเตือนทุกเดือนยังพอทำได้ แต่ที่ 100 แผงขึ้นไป งานนี้กินเวลาวันละหลายชั่วโมงและมักถูกข้ามในเดือนที่ยุ่ง
ระบบจัดการตลาดทำให้การเตือนเป็นตารางเวลา ไม่ใช่งานที่ต้องนึกถึง ระบบรู้ว่าแผงไหนครบกำหนดวันไหน ยอดเท่าไร และส่งแจ้งเตือน LINEถึงผู้เช่าคนนั้นโดยตรงตามจังหวะที่ตั้งไว้ ผู้เช่าที่จ่ายแล้วจะไม่ได้รับข้อความทวง ซึ่งเป็นจุดที่การโพสต์ในกลุ่ม LINE ทำไม่ได้
Vendra ส่งเตือนก่อนครบกำหนดและเตือนค้างชำระผ่าน LINE Official Account ของตลาดถึงผู้เช่าที่ผูกบัญชีไว้ ฟีเจอร์นี้อยู่ในแพ็กเกจเริ่มต้น ดูวิธีตั้งค่าได้ในคู่มือเชื่อมต่อ LINE และคู่มือตั้งค่าการแจ้งเตือน หรือเทียบกับวิธีเดิมได้ที่Vendra เทียบกับกลุ่ม LINE และการโอนเงินเอง
สรุป
เตือนก่อนครบกำหนด เขียนเป็นข้อมูลไม่ใช่การตำหนิ ระบุแผง งวด ยอด และวิธีจ่ายให้ครบในข้อความเดียว ยกระดับน้ำเสียงตามจำนวนวันที่เลยกำหนด และเมื่อแผงเยอะขึ้น ให้เปลี่ยนจากการพิมพ์ทีละคนเป็นการเตือนตามตารางที่ระบบทำแทน