ตลาดมีทีมงานหลายคน แบ่งสิทธิ์อย่างไรให้ข้อมูลไม่ปนและเงินไม่หาย
วิธีจัดบทบาทเจ้าของ ผู้จัดการ และพนักงานในตลาดนัด ใครควรทำอะไรได้บ้าง ทำไมต้องแยกบัญชีต่อคน และบันทึกกิจกรรมช่วยตรวจสอบย้อนหลังอย่างไร
เมื่อตลาดโตจนเจ้าของเก็บเงินเองไม่ไหว ปัญหาใหม่ก็ตามมา พนักงานคนหนึ่งจดในสมุด อีกคนจดในมือถือ เจ้าของมีไฟล์ Excel ของตัวเอง ตกเดือนรวมยอดไม่ตรงและไม่รู้ว่าเลขไหนถูก บทความนี้ว่าด้วยการจัดบทบาทและสิทธิ์ผู้ใช้ให้ทีมงานทำงานบนข้อมูลชุดเดียว
สามบทบาทที่ตลาดส่วนใหญ่ต้องการ
| บทบาท | ใคร | ทำอะไรได้ | ทำอะไรไม่ได้ |
|---|---|---|---|
| เจ้าของ | เจ้าของตลาดหรือหุ้นส่วน | ทุกอย่าง รวมถึงตั้งค่าตลาด ตั้งราคา เชิญและถอดสมาชิก ลบข้อมูล ดูรายงานทั้งหมด | |
| ผู้จัดการ | คนที่ดูแลตลาดประจำวันแทนเจ้าของ | จัดการแผง ผู้เช่า สัญญา บันทึกและยกเลิกการรับเงิน ดูรายงาน | เปลี่ยนการตั้งค่าสำคัญ ลบตลาด จัดการสมาชิก |
| พนักงาน | คนเดินเก็บเงิน จดมิเตอร์ | บันทึกรับเงิน ออกใบเสร็จ จดมิเตอร์ ดูข้อมูลแผงและผู้เช่าที่จำเป็น | แก้ค่าเช่า ยกเลิกใบเสร็จ ดูรายงานรายได้รวม ตั้งค่า |
หลักคิดคือ ให้สิทธิ์เท่าที่งานต้องใช้ พนักงานเก็บเงินไม่จำเป็นต้องแก้ค่าเช่าในสัญญาได้ และการยกเลิกใบเสร็จควรเป็นสิทธิ์ของผู้จัดการขึ้นไป เพราะเป็นจุดที่เงินหายได้ง่ายที่สุด
ทำไมต้องแยกบัญชีต่อคน
ตลาดหลายแห่งใช้บัญชีเดียวแชร์รหัสผ่านกันทั้งทีม สะดวกแต่มีปัญหาสามข้อ
- ไม่รู้ว่าใครทำอะไร เมื่อยอดไม่ตรงหรือใบเสร็จถูกยกเลิก ไม่มีทางรู้ว่าใครเป็นคนทำ
- ถอดคนออกไม่ได้ พนักงานลาออกแล้วยังรู้รหัสผ่าน ต้องเปลี่ยนรหัสและแจ้งทุกคนใหม่
- ให้สิทธิ์ต่างกันไม่ได้ ทุกคนที่มีรหัสทำได้ทุกอย่างเหมือนเจ้าของ
การมีบัญชีของตัวเองต่อคน โดยเฉพาะเมื่อเข้าระบบด้วย LINE Login ที่ไม่ต้องจำรหัสผ่านเพิ่ม แก้ทั้งสามข้อพร้อมกัน
บันทึกกิจกรรม เครื่องมือตรวจสอบที่ไม่ต้องจับผิดใคร
บันทึกกิจกรรมคือประวัติว่าใครทำอะไรเมื่อไร เช่น พนักงาน ก บันทึกรับเงินแผง A-12 เวลา 09:41 ผู้จัดการ ข ยกเลิกใบเสร็จเลข RCP-0057 เวลา 15:20 พร้อมเหตุผล
ประโยชน์ไม่ใช่การจับผิด แต่เป็นการทำให้ทุกคนสบายใจ พนักงานที่ทำงานตรงไปตรงมามีหลักฐานว่าตัวเองทำอะไร และเจ้าของตอบคำถามว่ายอดหายไปไหนได้โดยไม่ต้องกล่าวหาใคร
กฎง่าย ๆ ที่ตลาดควรตั้ง การยกเลิกใบเสร็จหรือแก้ยอดที่บันทึกแล้วต้องมีเหตุผลทุกครั้ง และให้เจ้าของดูรายการยกเลิกทั้งหมดของเดือนก่อนปิดยอด ใช้เวลาไม่ถึงสิบนาทีแต่ปิดช่องโหว่ใหญ่ที่สุด
ขั้นตอนจัดทีมเมื่อเริ่มใช้ระบบ
- เจ้าของสร้างตลาดและตั้งค่าเอง ราคา รอบชำระ อัตราค่าไฟ เลขรันเอกสาร ควรเป็นเจ้าของหรือผู้จัดการที่ไว้ใจ
- เชิญผู้จัดการก่อน ให้ผู้จัดการทดลองงานประจำวันจนคล่อง แล้วเป็นคนสอนพนักงานต่อ
- เชิญพนักงานทีละคนด้วยบัญชีของตัวเอง อย่าสร้างบัญชีกลางชื่อ พนักงาน ให้ใช้ร่วมกัน
- ตกลงกฎการบันทึก รับเงินเมื่อไรบันทึกเมื่อนั้น ยกเลิกต้องมีเหตุผล จดมิเตอร์ต้องถ่ายรูป
- ดูบันทึกกิจกรรมทุกสัปดาห์ โดยเฉพาะรายการยกเลิกและแก้ไข
เมื่อมีหลายตลาด
เจ้าของที่มีตลาดมากกว่าหนึ่งแห่งควรแยกข้อมูลแต่ละตลาดออกจากกัน แต่ใช้บัญชีเดียวสลับดูได้ ผู้จัดการของตลาด A ไม่ควรเห็นข้อมูลของตลาด B ยกเว้นได้รับสิทธิ์ทั้งสองแห่ง โครงสร้างนี้ทำให้ขยายไปตลาดที่สามที่สี่ได้โดยไม่ต้องสร้างวิธีทำงานใหม่
Vendra ใช้สามบทบาทคือ เจ้าของ ผู้จัดการ และพนักงาน ทุกคนเข้าระบบด้วยบัญชีของตัวเอง (รองรับ LINE Login) เจ้าของสลับดูหลายตลาดจากบัญชีเดียวได้ ระบบบันทึกกิจกรรมสำคัญทุกรายการ และการดูประวัติย้อนหลังอยู่ในแพ็กเกจโปร ดูวิธีเชิญทีมได้ในคู่มือเชิญพนักงาน และรายละเอียดสิทธิ์ในคู่มือบทบาทและสิทธิ์
สรุป
แบ่งสามบทบาทตามงานที่ต้องทำ ให้สิทธิ์เท่าที่จำเป็น แยกบัญชีต่อคนเสมอ และเปิดบันทึกกิจกรรมเพื่อให้ทุกการเปลี่ยนแปลงมีชื่อคนทำ เมื่อทีมทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกัน คำถามว่าเลขไหนถูกจะหายไป เหลือแค่คำถามว่าจะทำอย่างไรต่อ